Enquadramento

O e-mail continua a ser uma das principais ferramentas de trabalho, mas também uma das maiores fontes de interrupção, repetição de tarefas, perda de informação e atraso na resposta. A gestão manual de mensagens, anexos, pedidos, lembretes e encaminhamentos consome tempo operacional e dificulta a rastreabilidade.

O Power Automate permite criar fluxos simples entre Outlook, Microsoft 365, Teams, OneDrive, SharePoint, Planner e outras ferramentas, reduzindo tarefas repetitivas e aumentando a consistência dos processos. Quando bem configurado, permite automatizar alertas, triagem, encaminhamentos, gravação de anexos, criação de tarefas e acompanhamento de pedidos.

Este curso apresenta uma abordagem prática à criação de automatismos aplicados ao Outlook, com foco na produtividade, controlo, segurança e aplicabilidade imediata ao trabalho diário.

Objetivos

No final do curso, o participante deverá ser capaz de:

• Compreender o funcionamento do Power Automate e a sua ligação ao Outlook e ao Microsoft 365.

• Identificar tarefas repetitivas de e-mail com potencial de automatização.

• Criar fluxos simples para triagem, encaminhamento, alertas, tarefas e arquivo de mensagens.

• Automatizar a gestão de anexos, respostas, notificações e pedidos recorrentes.

• Aplicar cuidados de segurança, permissões, proteção de dados e continuidade dos fluxos.

• Desenhar um fluxo prático adaptado às necessidades profissionais dos participantes.

Destinatários

Este curso destina-se a:

• Responsáveis de equipa, técnicos, profissionais administrativos, secretariado e outros profissionais com interesse pela temática.

Estrutura Curricular

• Fundamentos do Power Automate aplicado ao Outlook

  • Conceitos de fluxo, gatilho, ação, conector e condição.

  • Principais conectores: Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Planner e Forms.

  • Exemplos de automatizações úteis na gestão diária de e-mail.

  • Critérios para escolher processos simples, seguros e repetitivos.

• Triagem, encaminhamento e alertas automáticos

  • Criação de fluxos a partir de mensagens recebidas.

  • Encaminhamento por remetente, assunto, palavra-chave ou categoria.

  • Alertas no Teams e notificações para mensagens prioritárias.

  • Organização automática por pastas, categorias e regras de controlo.

• Gestão de anexos, documentos e registos

  • Guardar anexos automaticamente no OneDrive ou SharePoint.

  • Criar registos em listas a partir de mensagens recebidas.

  • Normalização de nomes, metadados e organização documental.

  • Cuidados com permissões, ficheiros duplicados e informação sensível.

• Criação de tarefas, lembretes e acompanhamento

  • Transformar e-mails em tarefas no Planner ou To Do.

  • Criar lembretes para prazos, respostas pendentes e pedidos internos.

  • Acompanhar estados de resposta e responsabilidades.

  • Automatizar comunicações internas associadas a pedidos recorrentes.

• Boas práticas, testes e implementação segura

  • Testes, erros frequentes e manutenção de fluxos.

  • Permissões, proteção de dados, continuidade e responsabilidade do utilizador.

  • Documentação mínima dos fluxos criados.

  • Construção de um fluxo funcional aplicável ao contexto de trabalho.