Enquadramento

Os processos administrativos e operacionais concentram tarefas repetitivas, circulação de documentos, pedidos internos, registos, validações, comunicações e controlo de prazos. Quando estes processos dependem apenas de intervenção manual, aumentam os riscos de atrasos, duplicação de trabalho, perda de informação e falta de rastreabilidade.

A conjugação de ferramentas de automação com Inteligência Artificial permite simplificar fluxos de trabalho, reduzir operações repetitivas, melhorar a organização documental, apoiar a redação e análise de informação e criar mecanismos de acompanhamento mais consistentes.

Este curso apresenta uma abordagem prática à automação inteligente de processos administrativos e operacionais, com foco no mapeamento de fluxos, identificação de oportunidades, criação de soluções simples e aplicação de boas práticas de segurança, controlo e melhoria contínua.

Objetivos

No final do curso, o participante deverá ser capaz de:

• Identificar processos administrativos com potencial de automação e apoio por IA.

• Mapear tarefas, intervenientes, entradas, saídas, documentos e pontos de controlo.

• Aplicar IA à redação, classificação, síntese e organização de informação administrativa.

• Desenhar fluxos simples de automação para pedidos, registos, notificações e acompanhamento.

• Aplicar critérios de segurança, proteção de dados, controlo humano e rastreabilidade.

• Construir um modelo prático de automação aplicável ao contexto profissional.

Destinatários

Este curso destina-se a:

• Responsáveis de equipa, coordenadores, técnicos, profissionais administrativos e outros profissionais com interesse pela temática.

Estrutura Curricular

• Processos administrativos e oportunidades de automação

  • Identificação de tarefas repetitivas, manuais e suscetíveis de erro.

  • Mapeamento de entradas, saídas, documentos, intervenientes e decisões.

  • Critérios para selecionar processos de baixo risco e elevado impacto.

  • Indicadores de melhoria: tempo, qualidade, rastreabilidade e consistência.

• Inteligência Artificial no trabalho administrativo

  • Apoio à redação, revisão, síntese e classificação de informação.

  • Criação de prompts para e-mails, notas, relatórios, listas e checklists.

  • Limites da IA e validação de outputs em contexto profissional.

  • Cuidados com informação confidencial, dados pessoais e documentos internos.

• Desenho de fluxos digitais simples

  • Estruturação de fluxos com gatilhos, ações, condições e notificações.

  • Automatização de pedidos, aprovações, alertas, tarefas e registos.

  • Integração entre e-mail, formulários, pastas partilhadas, listas e equipas.

  • Boas práticas de simplicidade, manutenção e documentação.

• Controlo, monitorização e melhoria contínua

  • Acompanhamento de prazos, estados, responsáveis e exceções.

  • Criação de evidências e registos mínimos de execução.

  • Gestão de erros, interrupções e alterações ao processo.

  • Indicadores para avaliar ganhos e pontos de melhoria.

• Caso prático de automação inteligente

  • Escolha de um processo administrativo a automatizar.

  • Mapeamento do fluxo atual e desenho do fluxo proposto.

  • Definição de prompts, tarefas, alertas, registos e validações.

  • Plano de implementação gradual e responsável.